Hallo en welkom op frEdSCAPEs.nl
Misschien vind je het handig om je te abonneren op de frEdSCAPEs RSS feed
zodat je altijd op de hoogte blijft van
de nieuwste posts.
Misschien vind je het handig om je te abonneren op de frEdSCAPEs RSS feed
zodat je altijd op de hoogte blijft vande nieuwste posts.
Jan 052009
Getriggerd door … Computable
Ik ga mijn binnenkomende e-mails voortaan anders managen.
Alle e-mails die niet rechtstreeks aan mij gericht zijn gaan vol-’automagisch’ in een aparte map. Als er niemand binnen een week rechtstreeks naar mij mailt of me belt of gewoon vraagt of ik er naar wil kijken gooi ik die e-mails ongelezen weg.
De uitzondering vormt natuurlijk die ene nieuwsbrief waar ik me op geabonneerd heb. Maar die laat ik automatisch al in een andere aparte map terecht komen.
Lang leve de e-mail rules en/of smart folders!
3 Responses to “E-mail management”
Comments (3)
Posts
Wat bedoel je precies met e-mails die niet “rechtstreeks” aan jou gericht zijn? Zijn dat cc mailtjes?
Hoe filter je precies en waar leg je de schifting?
Is het artikel van Computable waaraan je refereert online beschikbaar?
(Voor alle duidelijkheid: deze reactie is dus rechtstreeks aan jou gericht:-)
Willem,
Ik ‘handle’ op de beschreven manier alleen de e-mail die ik met mijn computer (met een mail applicatie) ophaal en behandel.
Voor de persoonlijke en meer serieuze/zakelijke contacten gebruik ik dan ook aparte e-mail-adressen die ik in principe alleen op de Mac (af en toe op een PC) behandel.
Mailtjes met mijn e-mail adres in het To: veld zijn ‘rechtstreeks’ aan mij gericht. De rest (cc en bcc) is ‘niet rechtstreeks’. Ik filter op de bekende manier: met behulp van de ‘rules’ die je in je e-mailprogramma kan maken. Alle andere mailtjes gaan in een aparte map, in feite in een Slimme Map (die alleen mails laat zien die aan bepaald criterium voldoen).
Als iemand mij een cc stuurt die ik moet bewaren dan verwacht ik een aparte rechtstreekse e-mail waarin ik daar op gewezen wordt. Als hij die moeite niet neemt dan is het jammer. Als je goed bekijkt is het eigenlijk net zo’n behandeling (van beide zijden, dus afzender EN geadresseerde) als bij schriftelijke correspondemtie.
E-mail naar mijn @gmail-adres behandel ik dus niet zo. Dat kan trouwens niet eens, omdat de filtermogelijkheden te beperkt zijn. Ik snap eigenlijk niet waarom GMail ze zo beperkt houdt, want ik denk dat dit een van de oorzaken is waarom veel mensen nog niet volledig overstappen op GMail.
Een oplossing is om ook DIE mail met de mail applicatie binnen te halen. GMail ondersteunt immers IMAP. Iets wat ik overigens niet doe.
Ik kan me niet meer herinneren of ik er een specifiek artikel over gelezen heb.
De trigger kwam na lezen van de aankondiging van ECM SEMINAR | 13-11-2008 seminar: Wat kan en mag allemaal met e-mail?
Ik zou best van jou en van anderen willen weten HOE jij en die anderen de e-mail managen.
Op kantoor gebruik ik Outlook en de CC mail liet ik in een andere map terechtkomen. In de praktijk was het toch wel handig dat ik sommige mail wel had moeten lezen, ook al was ik in de CC opgenomen en niet direct naar mij gericht. Dus de CC mailtjes blijven wel in mijn Inbox komen, maar ze worden cursief weergegeven, zodat ik wel een keuze kan maken in het lezen van directe mail en toch even snel het CC mailtje kan scannen op relevantie. Vervolgens archiveer ik de mail dagelijks, zodat mijn inbox alleen mail bevat waar ik nog wat mee moet doen.
In Gmail heb ik ook filters aangebracht. Newsletters gaan direct naar Newsletters en komen niet in mijn Inbox. In de filter kun je instellen dat de mail niet in je Inbox komt, maar gelijk wordt gearchiveerd (Postvak IN overslaan). In je filter kun je wel zien dat je x aantal ongelezen mailtjes hebt. Zo houd ik mijn Inbox redelijk ’schoon’ en overzichtelijk.